Polityka prywatności i plików cookie

HALOACTION sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Bohaterów 5, 35-112 Rzeszów, KRS 0001222648, NIP 8133947725, REGON 543948425, jest administratorem danych związanych z kontem, rozliczeniami, kontaktem, bezpieczeństwem i działaniem usługi. Kontakt: office@haloaction.com.

W odniesieniu do danych osób, które klient wprowadza do FundPilot w związku ze swoimi wnioskami, szkoleniami i obsługą własnych klientów, HALOACTION działa jako podmiot przetwarzający. Administratorem tych danych pozostaje klient. Szczegółowe zasady określa umowa powierzenia przetwarzania danych zawarta z klientem.

• dane konta i użytkownika, w tym imię, adres e-mail, rola i przynależność do organizacji,
• dane techniczne i bezpieczeństwa, w tym adres IP, czas operacji, identyfikator konta i zdarzenia w systemie,
• dane firm pobrane z rejestrów publicznych oraz uzupełnione przez użytkownika,
• dane dotyczące wniosków, pomocy publicznej, finansów, szkoleń i ich uczestników,
• dokumenty przesłane lub wygenerowane w usłudze,
• dane przekazane w wiadomości, zgłoszeniu albo rozmowie z obsługą.

Zakres danych zależy od sposobu korzystania z FundPilot. Dokumenty mogą zawierać numery identyfikacyjne, w tym PESEL, dane finansowe lub inne dane wymagające podwyższonej ochrony. Klient powinien wprowadzać tylko dane potrzebne do danego celu.

• zawarcie i wykonanie umowy z osobą prowadzącą działalność we własnym imieniu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• kontakt z przedstawicielami klienta, obsługa kont użytkowników i wykonanie umowy z organizacją klienta, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu z art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• rozliczenia i wykonanie obowiązków prawnych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• ochrona kont, zapobieganie nadużyciom, diagnozowanie błędów oraz ustalanie i obrona roszczeń, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• analityka i narzędzia opcjonalne, gdy jest wymagana zgoda, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Dane powierzone przez klienta przetwarzamy wyłącznie na jego udokumentowane polecenie, w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi oraz zgodnie z umową powierzenia.

Dane otrzymujemy od użytkowników, ich organizacji, osób korzystających z formularzy udostępnionych przez klientów oraz z rejestrów publicznych, w szczególności GUS, KRS, CEIDG, wykazu podatników VAT, VIES i SUDOP. Dane z rejestrów mogą być niepełne lub nieaktualne, dlatego wymagają sprawdzenia przed użyciem w ostatecznym dokumencie.

Dane mogą być przetwarzane przez dostawców potrzebnych do działania usługi:

• Supabase, w zakresie bazy danych i prywatnego magazynu plików,
• Vercel, w zakresie hostingu aplikacji,
• Sentry, w zakresie diagnostyki błędów, bez nagrywania sesji i bez celowego przesyłania treści formularzy,
• Resend, w zakresie wysyłki wiadomości e-mail,
• GitHub, w zakresie prywatnego repozytorium kodu i zaszyfrowanych kopii bazy,
• operatorzy rejestrów publicznych oraz dostawca Rejestr.io, w zakresie identyfikatorów i danych potrzebnych do wykonania zapytania rejestrowego,
• Tawk.to w panelu, wyłącznie po udzieleniu zgody na opcjonalny czat z obsługą.

Dostęp mogą otrzymać także osoby upoważnione przez HALOACTION, doradcy objęci obowiązkiem poufności i organy publiczne, gdy wymagają tego przepisy.

Niektórzy dostawcy mają siedziby lub personel poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli dochodzi do przekazania danych poza EOG, stosujemy mechanizm dopuszczony przez RODO, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej. Informację o stosowanym zabezpieczeniu można uzyskać pod adresem office@haloaction.com.

• dane konta i umowy przechowujemy przez czas świadczenia usługi, a później przez okres potrzebny do rozliczeń, obowiązków prawnych i obrony roszczeń,
• dane klientów wprowadzone do usługi usuwamy lub zwracamy zgodnie z umową, po zapewnieniu czasu na ich odebranie,
• logi aktywności przechowujemy nie dłużej niż 365 dni,
• rekordy usunięte z bieżącej bazy mogą pozostać w rotacyjnej, zaszyfrowanej kopii bazy nie dłużej niż 93 dni,
• dane z narzędzi opcjonalnych są przechowywane przez okres wynikający z ich ustawień i udzielonej zgody.

Stosujemy kontrolę dostępu według organizacji i roli użytkownika, szyfrowanie połączeń, prywatny magazyn dokumentów, rejestrowanie ważnych operacji oraz okresowe kopie bazy. Dostęp do danych otrzymują tylko osoby, które potrzebują go do wykonania swoich zadań. Żaden system nie usuwa całkowicie ryzyka. Podejrzenie naruszenia można zgłosić na adres office@haloaction.com.

Osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, sprzeciwu i cofnięcia zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.

W sprawach danych przetwarzanych na zlecenie klienta wniosek może zostać przekazany temu klientowi jako administratorowi. Skargę można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

FundPilot porządkuje dane i wskazuje braki albo ryzyka na podstawie ustawień systemu i danych źródłowych. Wyniki mają charakter pomocniczy. Nie podejmujemy wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

Niezbędny plik cookie sesji służy do bezpiecznego logowania i utrzymania sesji. Bez niego konto nie działa. Jest oznaczony jako `HttpOnly`, `Secure` i `SameSite=Lax`.

Tawk.to jest uruchamiany dopiero po wybraniu zgody na opcjonalny czat z obsługą. Sam wybór jest zapisywany w pamięci lokalnej przeglądarki. Zgodę można zmienić przez ustawienia plików cookie albo usunięcie zapisanej decyzji w przeglądarce. Wycofanie zgody nie wpływa na działanie podstawowych funkcji.

Microsoft Clarity nie jest obecnie ładowany przez FundPilot. Wiadomość przesłana przez Tawk.to trafia do tego dostawcy tylko wtedy, gdy użytkownik sam skorzysta z czatu.

Przy istotnej zmianie sposobu przetwarzania poinformujemy użytkowników w aplikacji albo wiadomością e-mail. Poprzednia wersja dokumentu może być udostępniona na żądanie.